Conditions générales d’accès aux activités

Table des matières

• Article 1 - Fonctionnement annuel du Club
• Article 2 - Adhésion
• Article 3 - Accès aux activités
• Article 4 - Inscription à une activité
• Article 5 - Cotisation aux activités
• Article 6 - Désistement d’un adhérent
• Article 7 - Différents groupes pour une même activité
• Article 8 - Référent d’une activité
• Article 9 - Liste des participants
• Article 10 - Annulation d’une séance

Préambule

Le Club est une association loi 1901. Il ne peut faire de bénéfice.
Il est entièrement géré et administré par des bénévoles. Quelques professeurs et assistants sont aussi des bénévoles (tous les cours informatiques mais aussi le tarot, les échecs, les miniatures persanes, les randonnées, etc.).
Les professeurs extérieurs sont des professionnels sous-traitants qui facturent le Club.
Le Club n’a pas de salarié.
Le Club n’a pas de clients. Il a des adhérents qui viennent jouir de cette infrastructure et faire profiter les autres de leur savoir et de leur présence. Tous les adhérents sont égaux au sein du Club.
Nous recherchons toujours parmi les adhérents des bénévoles souhaitant donner un coup de main ou ouvrir et gérer une nouvelle activité.

Article 1 — Fonctionnement annuel du Club

L’année du Club (année par la suite) court de début septembre d’une année calendaire à la fin août de l’année calendaire suivante.
Durant l’année, le Club bascule d’un des trois états suivants à l’autre :

• Ouverture : l’ouverture du Club coïncide avec la période scolaire en Île de France ;
• Veille : le Club est en veille pendant les vacances scolaires en Île de France ;
• Fermeture : la fermeture du Club a généralement lieu pendant les vacances scolaires sur décision du Bureau ; elle peut aussi se situer à n’importe quel moment par décision administrative (confinement par exemple).

Durant l’ouverture du Club, toutes les activités fonctionnent à leur rythme. Le Club est ouvert tous les jours ouvrés de 9h00 à 17h30.

Lorsque le Club est en veille, la plupart des activités sont suspendues. Il s’agit notamment des activités demandant l’intervention d’un intervenant extérieur et de la plupart des activités payantes. Les pratiquants sont avertis, activité par activité, du calendrier des séances.

À la fermeture du Club, toutes les activités sont suspendues.

Article 2 — Adhésion

Pour être adhérent du Club, le demandeur doit s’acquitter du montant de l’adhésion. Ce montant est fixé en début d’année et comporte 2 tarifs. L’un pour les montrougiens, l’autre pour les résidents en dehors de la commune. Ce dernier est légèrement plus élevé pour compenser les subventions de la municipalité.
L’adhésion comprend les frais de dossier, les assurances inhérentes à une présence aux activités du Club, l’infrastructure commune (mobilier par exemple) et les frais de fonctionnement (accès Internet par exemple).
Le montant de l’adhésion pour l’année est le même quelle que soit la date de l’adhésion.
Les bulletins d’adhésion sont accessibles à partir de début juin pour la rentrée de septembre suivante.
Chaque adhérent se voit remettre une carte personnelle valable pour l’année d’adhésion (exemple : 2024 - 2025) portant ses noms et prénoms et signée par la Présidente du Club. Cette carte fait foi et est exigible à toute participation à une activité du Club. En cas de non-présentation, l’accès à l’activité pourra être refusé sans que le prétendant puisse porter réclamation même s’il est de bonne foi.

Article 3 — Accès aux activités

L’accès aux activités est exclusivement réservé aux adhérents inscrits à cette activité ayant payé la contribution associée.
Toutefois, un membre du Bureau pourra offrir à un adhérent l’essai gratuit d’une activité pendant une séance bien qu’il n’y soit pas inscrit mais toujours dans l’optique d’une possible inscription.

Article 4 — Inscription à une activité

Pour être inscrit à une activité, un adhérent doit obligatoirement en faire personnellement la demande, recevoir l’aval du Club et s’acquitter de la cotisation associée s’il y a lieu.
L’aval ou le refus du Club est octroyé sans obligation de justification de sa part. Il peut aussi être associé à la présentation d’un document administratif ou médical.

Article 5 — Cotisation aux activités

Le principe consiste à évaluer le nombre de participants et à calculer le coût de revient approximatif de cette activité par participant.
C’est là qu’intervient la politique globale de gestion du Conseil d’Administration visant à subventionner et maintenir certaines activités soit parce qu’elles sont indispensables pour les seniors soit parce qu’elles correspondent à la politique mise en place par le Conseil d’administration.
Note : Aujourd’hui, les activités indispensables sont par exemple « Premier Pas en informatique », « Mémoire » et « Équilibre » et les activités subventionnées sont les activités de rencontre à travers les sorties proposées.

Certaines activités sont gratuites les frais engendrés n’étant pas significatifs (cas des jeux de cartes et de plateaux par exemple) ou étant pris en charge directement par les participants (achat de pinceaux pour la peinture par exemple).

La plupart des cotisations sont sur l’année, elles garantissent un minimum de 25 séances accessibles aux inscrits, à charge pour eux d’être présents.
Il existe aussi des activités au coup par coup où le tarif est établi pour une seule séance et peut varier d’une séance à l’autre : « Atelier créatif » « visites (musée, château, etc.) » par exemple.
Dans les autres cas, le nombre de séance est précisé à l’inscription.

Le Club s’engage soit à proposer une solution de remplacement soit à rembourser les trop-perçus lorsque le manquement lui est imputable. Par exemple si, de son fait, au moins 3 séances annoncées ne sont pas assurées.

Article 6 — Désistement d’un adhérent

La plupart des activités ont un nombre de participants limité. L’adhérent qui s’inscrit à une activité occupe une place qui sera perdue s’il décide d’abandonner en cours d’année.
La plupart des activités élaborent une progression tout au long de l’année (en informatique, par exemple, les enseignements s’appuient sur l’acquis précédent). De plus, l’introduction d’un nouveau participant dans un groupe peut venir en perturber l’harmonie qu’il a parfois été difficile d’établir.

Pour les activités annuelles, le remboursement au prorata temporis n’est donc pas de mise. Toutefois, en cas de force majeure dument établie, le Bureau peut décider d’accorder un remboursement partiel. De même, en cas d’abonnement en cours d’année, lorsqu’il est possible, le Bureau pourra décider d’une réduction partielle de l’abonnement.

Pour les activités au coup par coup, le désistement peut donner lieu à remboursement, en cas de force majeure dument établie. Toutefois, annulée moins de 3 jours ouvrés avant sa date de réalisation, cette cotisation ne pourra pas être remboursée quel que soit le motif de cette annulation.

Article 7 — Différents groupes pour une même activité

Certaines activités sont répétées pour plusieurs groupes d’adhérents. Le panachage entre groupe n’est pas de mise. Il peut toutefois y avoir des changements de groupes occasionnels ou définitifs qui seront accordés au coup par coup par le Bureau.

Article 8 — Référent d’une activité

Pour chaque activité, un Référent est choisi par le groupe concerné parmi les abonnés volontaires à ce poste. Le Référent ne peut pas être l’un des animateurs même bénévole, il s’agit obligatoirement d’un abonné à cette séance. C’est à lui et à lui seul de remonter les appréciations positives ou négatives liées à cette activité au Bureau. C’est aussi à lui de veiller au bon déroulement de la séance (ouverture des volets et fenêtres par exemple) et à laisser une salle en bon ordre (éteindre les lumières et le chauffage d’appoint par exemple). Il est aussi chargé d’avertir les autres abonnés en cas d’annulation de séance.

Article 9 — Liste des participants

À son arrivée, en début de séance, l’abonné doit parapher la liste des participants pour indiquer sa présence. Il doit aussi lorsque c’est possible noter son éventuelle absence aux séances suivantes.
En cas d’absence inopinée, il peut être possible de prévenir le Référent, si ce-dernier lui en a donné la possibilité (mail, téléphone, etc.).
Il est inutile de prévenir l’administration du Club à chaque absence. Près de 600 adhérents sont aujourd’hui présents et cette fonction demande trop de moyens pour un résultat tangible insignifiant.

Article 10 — Annulation d’une séance

Chaque fois que possible, le Référent de la séance sera averti de cette annulation, de son motif, de la durée et des éventuelles compensations mises en place.
À charge pour lui de prévenir les abonnés qui auront bien voulu lui donner leur numéro de téléphone.

 
 
 
Le Conseil d’Administration